Confidentialité

Ce que nous recueillons

Ce site et nos services sont exploités par Julien Roy, faisant affaire sous le nom Services TVQ Direct. La présente politique explique simplement comment nous traitons les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

Quand vous nous écrivez à bonjour@tvqdirect.ca : votre nom, votre adresse courriel et tout ce que vous choisissez d’inclure dans votre message. Le courriel est le seul moyen de nous joindre ; nous n’avons aucun formulaire Web.

Quand vous devenez client : vos nom et coordonnées ; le nom et les identifiants de votre entreprise, comme vos numéros d’inscription à la TVQ et à la TPS/TVH ; les détails de votre inscription et de vos déclarations ; les données de ventes et les listes de dépenses classées que vous nous transmettez ; les déclarations que nous préparons ; notre correspondance ; les renseignements de procuration ou d’autorisation nécessaires pour produire vos déclarations, si vous choisissez cette option ; et nos dossiers de facturation.

Ce que nous ne recueillons jamais : les mots de passe, codes d’accès ou autres données de connexion de vos comptes en ligne de Revenu Québec ou de l’ARC. Nous ne détenons jamais l’argent de vos taxes. Merci de ne pas nous transmettre de renseignements sensibles que nous ne vous avons pas demandés.

Quand vous visitez ce site : l’entreprise qui l’héberge traite des données techniques, comme votre adresse IP et les caractéristiques de votre navigateur, pour afficher les pages et protéger le site. Ce site ne dépose aucun témoin et n’utilise aucun outil d’analyse ni de publicité. Voir les préférences de témoins.

Nous recueillons les renseignements directement auprès de vous. Si vous nous autorisez à agir pour vous, nous pouvons aussi obtenir des renseignements sur votre dossier auprès de Revenu Québec ou de l’ARC, dans les limites de votre procuration ou de votre autorisation.

Comment nous l’utilisons

Nous utilisons vos renseignements uniquement pour répondre à vos messages ; préparer vos déclarations, en faire le rapprochement et, si vous choisissez cette option, les produire ; répondre aux lettres de Revenu Québec ou de l’ARC visées par votre mandat ; vous facturer et tenir nos registres d’entreprise ; et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons ni à des fins publicitaires ni pour du profilage.

Nous les communiquons seulement au besoin : à Revenu Québec ou à l’ARC quand nous produisons une déclaration ou répondons pour vous, selon votre autorisation ; aux fournisseurs de services indiqués dans la section « Où les renseignements sont conservés », pour faire fonctionner notre service ; ou lorsque la loi l’exige ou le permet. Toute autre utilisation exige votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps.

Où les renseignements sont conservés

Nous faisons appel aux fournisseurs de services suivants pour faire fonctionner notre service : Google (Gmail, notre boîte de courriel), Cloudflare (hébergement du site Web et acheminement des courriels) et Porkbun (enregistrement de nos noms de domaine). Chacun n’obtient que les renseignements dont il a besoin.

Des renseignements personnels peuvent être conservés ou traités à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, par nos fournisseurs de services : Google pour le courriel, Cloudflare pour l’hébergement du site Web et l’acheminement des courriels, et Porkbun pour nos noms de domaine. Avant de leur confier des renseignements personnels, nous avons procédé à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l’exige l’article 17 de la Loi, et nous nous appuyons sur des ententes écrites conclues avec eux. Nous revoyons cette évaluation si un fournisseur ou notre façon de l’utiliser change.

Nous protégeons vos renseignements par des mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité.

Durée de conservation

Nous conservons les dossiers des clients pendant 7 ans après la fin de notre mandat, puis nous les détruisons de façon sécuritaire. Les messages des personnes qui ne deviennent pas clientes sont supprimés après 12 mois.

Vos propres registres : en général, Revenu Québec et l’ARC exigent que vous conserviez vos registres et vos pièces justificatives pendant six ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. Les copies conservées dans notre dossier ne remplacent pas vos propres registres.

Témoins et outils d’analyse

Ce site ne dépose aucun témoin, n’utilise aucun outil d’analyse ni de publicité et n’envoie aucune requête à d’autres sites. Si cela change, nous mettrons d’abord la présente politique à jour, et tout témoin ou outil qui n’est pas strictement nécessaire restera désactivé tant que vous n’y aurez pas consenti. Voir les préférences de témoins.

Vos droits

Vous pouvez nous demander de confirmer si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de vous y donner accès ; de corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ; de cesser une utilisation de vos renseignements à laquelle vous aviez consenti, sauf si la loi nous oblige à les conserver ; et de vous communiquer, ou de communiquer à l’organisation que vous indiquez, les renseignements informatisés recueillis auprès de vous, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Envoyez votre demande par courriel à la personne responsable nommée ci-dessous. Nous vous répondons par écrit dans les 30 jours. L’accès est gratuit ; des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements, et nous vous en indiquons le montant à l’avance. Nous pourrions devoir confirmer votre identité avant de donner suite à votre demande.

Si nous refusons votre demande ou n’y répondons pas dans les 30 jours, vous pouvez demander à la Commission d’accès à l’information d’examiner le désaccord, dans les 30 jours suivant notre refus ou l’expiration de ce délai.

Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité survient, par exemple un accès non autorisé à des renseignements personnels ou leur perte, nous prenons rapidement des mesures pour diminuer le risque de préjudice et éviter qu’un incident semblable se reproduise. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents.

Notre encadrement des renseignements personnels

Julien Roy, qui exploite Services TVQ Direct, est le responsable de la protection des renseignements personnels. Il approuve nos pratiques, traite les demandes et les plaintes, tient le registre des incidents et veille à la conservation et à la destruction des renseignements.

Nos règles : nous ne recueillons que ce qui est nécessaire aux fins décrites ci-dessus ; nous ne conservons les renseignements que le temps nécessaire ; seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail y ont accès ; nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant tout nouveau système d’information et avant toute communication à l’extérieur du Québec ; et nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire.

Lorsque des renseignements franchissent les frontières d’une province ou du pays dans le cadre d’activités commerciales, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (loi fédérale) peut aussi s’appliquer.

Questions et plaintes

Pour toute question ou plainte sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, écrivez à la personne responsable nommée ci-dessous, à bonjour@tvqdirect.ca. Nous examinons chaque plainte et y répondons par écrit. Notre adresse postale figure dans votre lettre de mission, ou nous vous la transmettons par courriel sur demande.

Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca), au besoin de façon anonyme.

Modifications de la présente politique

Si nous modifions la présente politique, nous publions la nouvelle version sur cette page avec sa date et, si vous êtes client, nous vous en avisons par courriel.